Zmiany w podatkach dla działalności nierejestrowanej na przełomie 2025/2026 – co warto wiedzieć?
Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia drobnej działalności gospodarczej bez konieczności rejestracji firmy w CEIDG, skierowana do osób, które w ciągu ostatnich 5 lat nie prowadziły działalności gospodarczej i których miesięczny przychód nie przekracza określonego limitu. W 2025 roku limit ten wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli 3 499,50 zł przychodu należnego miesięcznie.
Działalność nierejestrowana wyróżnia się mniejszą liczbą formalności – brak obowiązku prowadzenia skomplikowanej księgowości, odprowadzania składek ZUS czy zaliczek na podatek dochodowy w ciągu roku, brak wpisu w CEiDG czy konieczności określania kodów PKD.
Odsłuchaj wartościowe nagranie live z doradczynią podatkową Jagodą Horodecką, która wyjaśnia najważniejsze zmiany w przepisach dotyczących działalności nierejestrowanej w 2025 i 2026 roku oraz odpowiada na pytania o podatki, limity, VAT i KSeF.
Najważniejsze zmiany dotyczące działalności nierejestrowanej w 2025 i 2026 roku o których rozmawiamy:
Zmiana #1 Działalność nierejestrowana a NIP i PESEL
Od 13 lipca 2025 roku weszła w życie ważna zmiana dotycząca identyfikacji podatkowej osób prowadzących działalność nierejestrowaną. Zgodnie z nowelizacją ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, osoby te mogą posługiwać się numerem PESEL zamiast NIP, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów.
Dokładna data i zakres regulacji
- Data wejścia w życie: 13 lipca 2025 roku (ustawa z 21 maja 2025 r.).
- Osoby uprawnione: prowadzące działalność nierejestrowaną, które nie są czynnymi podatnikami VAT oraz nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej (nie muszą wystawiać paragonów).
- Wymagane warunki: miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. to 3 499,50 zł), a prowadzący działalność nie byli przedsiębiorcami w ciągu ostatnich 5 lat.
- Znaczenie zmiany: brak obowiązku rejestracji i korzystania z NIP – dla większości drobnych przedsiębiorców, szczególnie małych sprzedawców i usługodawców, wystarczy używanie numeru PESEL w kontaktach z urzędami skarbowymi i systemami podatkowymi.
- WAŻNE! Nie musisz podawać numeru PESEL na fakturze. Podajesz swoje imię i nazwisko.
Wyjątki od zasady
- Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które są czynnymi podatnikami VAT lub muszą stosować kasy fiskalne (czyli wystawiać paragony fiskalne), dalej mają obowiązek posługiwania się numerem NIP.
- Przykładowo będą to usługi fryzjerskie, kosmetyczne, stylizacji paznokci oraz usługi z branży beauty, które według przepisów zobowiązane są do stosowania kasy fiskalnej niezależnie od limitu obrotów oraz świadczenie usług doradczych, gdy działalność wymaga rejestracji do VAT i wystawiania faktur.
- W takich sytuacjach PESEL nie zastąpi NIP, ponieważ systemy fiskalne i podatkowe wymagają jednoznacznej identyfikacji numerem NIP.
- Jeśli dana osoba miała wcześniej nadany NIP, ale nie jest podatnikiem VAT i nie korzysta z kasy fiskalnej, od lipca 2025 r. może używać wyłącznie PESEL.
- Jeśli spełniasz warunki do uzyskania NIP i nim się posługujesz w kontaktach z Urzędami to również na fakturach dla klientów dodajesz ten numer.
Cel zmiany
- Uproszczenie formalności dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną.
- Zmniejszenie liczby dokumentów i procedur związanych z rozliczeniami podatkowymi.
- Ułatwienie identyfikacji podatkowej w systemach administracji skarbowej.
- Obniżenie bariery wejścia na rynek pracy na własny rachunek.
Zmiana #2 Od 1 stycznia 2026 roku zmieni się sposób liczenia limitu przychodów.
Zamiast limitu miesięcznego w wysokości 75% minimalnego wynagrodzenia, wprowadzony zostanie limit kwartalny, który wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia (przy założeniu minimalnej płacy 4806 zł, limit kwartalny wyniesie 10 813,50 zł). To rozwiązanie da więcej elastyczności i pozwoli na lepsze planowanie działalności sezonowej czy nieregularnej.
W czasie rozmowy mówiłyśmy o projekcie, ale kilka dni później prezydent podpisał się pod nim i ta zmiana jest już pewna:
Więcej przeczytasz tutaj: www.dzialalnoscbezrejestracji.pl/limitkwartanlny
Zmiana #3 Działalność nierejestrowana a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Działalność nierejestrowana podlega przepisom podatku VAT i osoby takie są podatnikami VAT według definicji ustawy, jednak w praktyce często korzystają ze zwolnienia podmiotowego VAT (do 200 000 zł sprzedaży rocznie, od 1 stycznia 2026 roku do 240 000 zł obrotu rocznie).
Dlaczego temat KSeF jest ważny dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną?
KSeF jest ważny dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną, ponieważ działalność nierejestrowana na gruncie ustawy o VAT – a więc ustawy, na mocy której ma funkcjonować KSeF – stanowi działalność gospodarczą i musi spełniać wszystkie wymogi z tym związane.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w dużym uproszczeniu to system, za pomocą którego wszystkie faktury będą wyglądały w podobny sposób, będą wystawiane i przesyłane w sposób elektroniczny.
Mówiąc językiem urzędowym, jest to centralna, rządowa platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów, umożliwiająca wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Dzięki KSeF faktury elektroniczne są tworzone i przesyłane w ustandaryzowany sposób, co ułatwia ich rejestrację i kontrolę podatkową. System eliminuje konieczność wystawiania papierowych faktur i tradycyjnych e-faktur, centralizując cały proces w jednym miejscu.
Od kiedy KSeF będzie dotyczył działalności nierejestrowanej?
Jeżeli prowadzisz działalność nierejestrowaną a Twoimi klientami są wyłącznie osoby prywatne KSeF nie będzie Cię dotyczył, biorąc po uwagę aktualne brzmienie przepisów. W takiej sytuacji w dalszym ciągu sprzedaż powinna być potwierdzana paragonem z kasy fiskalnej ((z uwzględnieniem ewentualnych zwolnień od tego obowiązku).
Jeżeli twoimi klientami są firmy w tym inne osoby prowadzące działalność nierejestrowaną KSeF będzie Cię dotyczył:
- 1 luty 2026 – W celu umożliwienia wystawienia faktury przez sprzedawcę, który jest zobowiązany do stosowania KSeF oraz w celu odebrania faktury z systemu KSeF.
- od 1 kwietnia 2026 do 31 grudnia 2026 roku – Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną musi kontrolować limit sprzedaży pod kątem obowiązku wdrożenia KSeF, co to znaczy? Jeżeli w którymś momencie od 1 kwietnia 2026 do 31 grudnia 2026 łączna wartość faktur w danym miesiącu przekroczy 10 000zł, to począwszy od faktury, która przekroczy ten limit osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zobowiązana jest do stałego korzystania z KSeF dokumentowaniu sprzedaży dla firm.
- 1 stycznia 2027 – Każda osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zobowiązana jest korzystać z systemu KSeF do dokumentowania sprzedaży dla firm.
Art. 145m ustawy o VAT dodany przez art. 1 pkt 34 ustawy (Dz.U.2023.1598) zmieniającej nin. ustawę z dniem 1 lutego 2026 r.
Technicznie oznacza to, że od 1 lutego 2026 r. osoba prowadząca działalność nierejestrowana powinna posiadać numer NIP, aby inne podmioty mogły dokumentować jej zakupy oraz aby mogła odbierać faktury z systemu.
Jak się przygotować?
Polecamy już wcześniej uzyskać numer NIP dla swojej działalności. Jest to możliwe poprzez złożenie zgłoszenia NIP-7 w ramach platformy e-Urząd Skarbowy, oznaczając cel prowadzenie działalności nierejestrowanej.
Z jakich narzędzi korzystać?
Ministerstwo Finansów będzie udostępniało bezpłatne narzędzie – Aplikacja Podatnika KSeF – do wystawiania i odbierania faktur w systemie.
Jednak każdy przedsiębiorca (w tym również osoba prowadząca działalność nierejestrowaną) będzie mogła korzystać z innego narzędzia, które będzie umożliwiało połączenie z systemem ministerstwa.
Aktualnie popularne programy komercyjne posiadają integracje z systemem Ministerstwa Finansów. Polecamy jednak zweryfikować, czy Twój system daje taką możliwość oraz czy będzie ona się wiązała z dodatkową płatnością.
Jak działa KSeF?
KSeF to państwoy program (system online), przez który przechodzą faktury.
W praktyce oznacza to, że:
- Wystawiasz fakturę w swoim programie do faktur lub korzystasz z programu udostępnionego przez Ministerstwo.
- Program wysyła ją do KSeF.
- KSeF sprawdza, czy wszystko jest poprawnie wypełnione.
- Jeśli tak – nadaje fakturze specjalny numer i przechowuje ją w systemie.
- Twój klient też odbiera ją z KSeF.
Nie trzeba już wysyłać faktury mailem czy drukować – obie strony mają dostęp do tej samej wersji w systemie.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
To po prostu faktura w jednolitym, elektronicznym formacie (XML).
- Dzięki temu każda faktura ma taki sam „układ” danych – niezależnie od programu, z którego została wystawiona.
- Dla przedsiębiorcy oznacza to, że księgowy i urząd skarbowy czytają dane automatycznie, bez ryzyka pomyłek czy „zgubionych faktur”.
Najprościej mówiąc – zwykła faktura to dokument PDF lub na papierze. Faktura ustrukturyzowana to faktura w wersji cyfrowej, od razu „do czytania” przez systemy.
Podsumowując, kluczowe zmiany, o których rozmawiamy to:
- Uproszczenie obowiązków dzięki możliwości używania PESEL zamiast NIP od lipca 2025.
- Wprowadzenie posługiwania się NIP od 1 lutego 2026 roku (nigdy nie jesteśmy pewni, czy firma od której kupujemy towary lub usługi nie jest zobligowana do stosowania KSeF).
- Wprowadzenie kwartalnego limitu 225% minimalnego wynagrodzenia od 1 stycznia 2026 roku,
- Obowiązek korzystania z KSeF dla osób prowadzących tę działalność nierejestrowaną:
- od 1 lutego 2026 roku – przy pobieraniu faktur kosztowych od firm zobowiązanych do korzystania z KSeF
- W miesiącu przekroczenia obrotu 10 000zł/ miesięcznie dla firmy w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku
- Od 1 stycznia 2027 roku w przypadku dokonywania sprzedaży dla firm
Bezpłatna ankieta dotycząca działalności nierejestrowanej
Jesteś kobietą, która prowadzi działalność nierejestrowaną (lub dopiero o niej myśli)? Wypełnić ankietę, która pomoże stworzyć pierwszy w Polsce raport o roli działalności nierejestrowanej w budowaniu niezależności kobiet: www.dzialalnoscbezrejestracji.pl/badanie
Potrzebujesz wsparcia doradcy podatkowego?
Skontaktuj się z Jagodą Horodecką: biuro@podatkibezproblemu.pl
https://www.instagram.com/podatkibezproblemu/
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 21 maja 2025 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zmiany dotyczące stosowania NIP i PESEL od 13 lipca 2025 r.).
Ustawa z 25 lipca 2025 r. nowelizująca przepisy dotyczące limitów przychodów w działalności nierejestrowanej od 1 stycznia 2026 r., wprowadzająca limit kwartalny (225% minimalnego wynagrodzenia).
Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT), w szczególności art. 145m dodany przez art. 1 pkt 34 ustawy z 2023 r. (Dz.U. 2023.1598), dotyczący obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lutego 2026 r.
Przepisy dotyczące zwolnienia podmiotowego VAT do wysokości 240 000 zł (od 2026 r.).
Bibliografia
Portal „Działalność bez rejestracji” – materiały i analizy dotyczące DN, limity przychodów, KSeF, NIP/PESEL (strona www.dzialalnoscbezrejestracji.pl).
Nagrania i porady doradcy podatkowego Jagody Horodeckiej dostępne na platformie Spreaker.
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) wraz z nowelizacjami.
Komentarze i analizy prawne dotyczące działalności nierejestrowanej, publikowane w serwisach branżowych i prawniczych (np. Lex, Legalis).
Materiały Ministerstwa Finansów dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i nowych regulacji podatkowych.
