Faktury, jako jeden ze sposobów dokumentowania sprzedaży przez osoby prowadzące działalność bez rejestracji
Faktury, to jedno z najważniejszy zagadnień do opanowania przed startem z małym biznesem.
Osoby prowadzącej działalność bez rejestracji mają bowiem różne obowiązki księgowe.
W zależności od tego, czy musisz zarejestrować się jako podatnik czynny VAT, czy nie te obowiązki będą różne.
Większość osób startujących z działalnością nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia z bycia podatnikiem czynnym VAT.
Jeśli nie świadczysz usług prawniczych, jubilerskich, doradczych albo jeśli nie sprzedajesz biżuterii ze złotem czy srebrem, to prawdopodobnie nie musisz rejestrować się jako podatnik czynny VAT. Sprawdź to zanim zaczniesz sprzedaż.
Jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, zwolniona z bycia podatnikiem czynnym VAT masz obowiązek zapisywania swoich przychodów w uproszczonej ewidencji sprzedaży.
>>> Dlaczego prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży jest obowiązkowe? Sprawdź we wpisie: Jak prawidłowo prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży w działalności nierejestrowanej w 2024 roku?
Oprócz prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży można dokumentować sprzedaż prowadzoną w ramach działalności bez rejestracji poprzez wystawianie klientom rachunków lub faktur (bez VAT).
Nie jest to obowiązkowe do każdej transakcji, ale warto zastanowić się nad wprowadzeniem takiego rozwiązania w swoim biznesie.
Wystawianie rachunków czy faktur (bez VAT) dla każdego klienta generuje porządek w dokumentach księgowych oraz profesjonalnie wygląda w oczach klientów.
Klient, który po zrealizowanej transakcji zakupu otrzymuje potwierdzenie jej wykonania na piśmie czuje się dużo bezpieczniej i nie powinien mieć wątpliwości, że prowadzisz swój mały biznes legalnie.
Niektóre osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będą miały obowiązek wystawiania paragonów.
Tak będzie w sytuacji, gdy prowadzisz mały biznes np. w branży kosmetycznej. Kosmetyczki mają obowiązek księgowania przychodów na kasie fiskalnej i wystawiania paragonów m.in. każdej osobie fizycznej, która skorzysta z ich usługi.
Wystawianie faktury na żądanie klienta? Obowiązek osoby prowadzącej działalność bez rejestracji!
Jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie masz obowiązku wystawiania faktury bez VAT do każdej transakcji – to już wiesz.
Jednak w momencie, gdy klient Cię o taki dokument poprosi, Ty na takie żądnie musisz odpowiedzieć i wystawić fakturę bez VAT.
W momencie, gdy klient Cię o taką fakturę prosi powstaje po Twojej stronie obowiązek prawny! Obowiązek ten zawarty jest w ustawie o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług nierejestrowany sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę, jeżeli kupujący zgłosi zapotrzebowanie na nią w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
>>> Czy możliwa jest działalność nierejestrowana podczas zwolnienia lekarskiego?
PRZYKŁAD: Sprzedaż produktu nastąpiła 24 marca 2024 roku. Klient może więc zgłosić żądanie otrzymania faktury aż do końca lipca 2024 roku.
Fakturę bez VAT należy wystawić:
- nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;
PRZYKŁAD: Sprzedaż nastąpiła 24 marca 2024 roku. Klient zgłosił się po fakturę 28 marca 2024 roku. Nierejestrowany przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 15 kwietnia 2024 roku.
- nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
PRZYKŁAD: Sprzedaż nastąpiła 24 marca 2024 roku. Klient zgłosił się po fakturę 5 maja 2024 rok. Nierejestrowany przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 20 maja 2024 roku.
WAŻNE! Fakturę należy wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje nabywca (klient), a drugi sprzedawca (nierejestrowany przedsiębiorca) zostawia w swoich dokumentach.
Jak wystawiać faktury w ramach prowadzenia działalności bez rejestracji? Obowiązkowe elementy faktury bez VAT!
Faktura bez VAT wystawiana przez osobę prowadzącą działalność nieewidencjonowaną powinna zawierać:
- datę wystawienia
- numer kolejny faktury (numerowanie jest dowolne, ale należy trzymać się wybranego systemu – kolejność miesięczna/roczna/ogólna)
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi
- kwotę należności ogółem.
Fakturę bez VAT należy wystawić ze stawką VAT z oznaczeniem zw. Podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo, ze względu na charakter wykonywanych usług powinni zamieścić na fakturze podstawę zwolnienia z VAT.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników zwolnionych z VAT podmiotowo, czyli gdy zwolnienie dotyczy kwoty limitu sprzedaży, której wartość w ciągu roku nie może przekroczyć 200 000 zł.
>>> Dlaczego osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są Administratorami danych osobowych? Działalność bez rejestracji a RODO? Jesteś administratorem danych osobowych!
Nierejestrowany przedsiębiorca korzystający z podmiotowego zwolnienia z VAT nie ma więc obowiązku podawać na fakturze podstawy zwolnienia z VAT.
Nie zostało to jednak zabronione, więc zalecam wpisanie takiego zwolnienia we wzorze faktury bez VAT.
W tym przypadku podstawą zwolnienia z VAT jest art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
Indywidualny wzór faktury stworzony przez nierejestrowanego przedsiębiorcę. Jak przygotować?
Wzór faktury bez VAT może stworzyć samodzielnie, albo skorzystać z wzorów dostępnych w internecie.
Możesz wystawiać faktury przy użyciu specjalnie do tego przeznaczonych platform (stron internetowych), np. fakutrowania.pl.
Zalecam Ci jednak przygotowanie swojego wzoru, który zindywidualizujesz umieszczając na takiej fakturze dodatkowe dane (np. logo i adres strony internetowej) oraz dopasujesz kolory do swojej marki.
Takie działanie będzie wyglądać bardzo profesjonalnie w oczach Twoich klientów.
Wzór który stworzysz będziesz mogła/mógł wykorzystywać dowolną ilość razy, bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat!
***
Specjalnie dla nierejestrowanych przedsiębiorców przygotowałam wzór faktury bez VAT, który zawiera wszystkie obowiązkowe elementy. Wzór uwzględnia też elementy indywidualizujące i może być edytowany.
Wzór jest dostępny w ramach pakietu księgowego dla nierejestrowanych przedsiębiorców.
Więcej informacji znajdziesz tutaj:
KURS: Pakiet księgowy dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną
Joanna Rułkowska
prawniczka
Zdjęcie: Kindel Media
***
Działalność nierejestrowana. Jak rozliczyć koszty w 2024 roku?
Działalność nierejestrowana? Dowiedz się jak w pięciu krokach prawidłowo rozliczyć koszty!
Działalność nierejestrowana a koszty? Kiedy pierwszy raz przygotowujesz się do rozliczenia kosztów poniesionych w ramach swojego biznesu nieuniknione jest, że napotkasz przeszkody.
Dlatego w tym artykule chciałabym w 5 krokach pomóc Ci ogarnąć tę kwestię [Czytaj dalej…]
{ 3 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }
Jeśli chodzi o to zwolnienie z VAT to nie potrzebuję się starać o jakieś tego urzędowe potwierdzenie, prawda?
Czy zwolnienie z VAT przedmiotowe ma wyższą rangę nad podmiotowym lub odwrotnie? To znaczy jeśli chcę sprzedawać kwiaty z farmy kwiatowej to z tego co się zorientowałam do tej pory będzie mnie dotyczyło przedmiotowe zwolnienie z VAT i siłą rzeczy podmiotowe (z racji na limit przychodu przy działalności nierejestrowanej), to wystawiam fakturę z opisem dotyczącym tego zwolnienia podmiotowego czy przedmiotowego?
PS Niedawno rozglądałam się w papierniczym za gotowymi drukami faktur i rachunków. Zauważyłam wzór 'Faktury dla podatników zwolnionych podmiotowo z podatku od towarów i usług’ z tym art.113 ust.1 w opisie i wzór 'Rachunku dla zwolnionych podmiotowo z VAT’, ale wzoru dla zwolnionych przedmiotowo z VAT nie znalazłam…
W jakim przypadku wystawiam fakturę, a kiedy lub dla kogo rachunek?
Z góry dziękuję za odniesienie się do tego
Hej, kwiaty będą z Twojej farmy czy po prostu Ty kupujesz na farmie i potem odsprzedajesz?
Nie ma wyższej rangi przy zwolnieniach.
Najlepiej zadzwonić na Krajową Administrację Skarbową albo skontaktować z doradcą podatkowym, żeby uzyskać rzetelną odpowiedź w temacie VAT. Nie mam uprawnień doradcy podatkowego, więc nie mogę udzielać indywidualnych interpretacji z zakresu prawa podatkowego.
Wzory są te same, tylko inną podstawę prawną zwolnienia się podaje, inny artykuł z ustawy o VAT.
Na rachunku umieszcza się te same dane co w fakturze bez VAT. Rachunek możesz wystawić każdemu klientowi po zakupie, fakturę bez VAT też. Natomiast jak klient żąda faktury, to musi być faktura a nie rachunek. Teraz już raczej się odchodzi od rachunków, a po prostu wystawia fakturę bez VAT.
Kwiaty z własnej uprawy