Kiedy polityka prywatności to za mało? Działalność nierejestrowana i przetwarzanie danych klientów.
W działalności nierejestrowanej wiele osób może czuć się zwolnionych z pełnego stosowania RODO, szczególnie gdy skala ich działalności jest mała, a formalności wydają się przytłaczające.
Jednak nawet najmniejsza firma przetwarza dane klientów, co rodzi odpowiedzialność za ich ochronę i bezpieczne przechowywanie.
Polityka prywatności to pierwszy, niezbędny krok, który pomaga budować przejrzystość i zaufanie w oczach klientów.
Przeczytaj także artykuł: Czy osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą przygotować politykę prywatności?
W praktyce jednak sama polityka nie zawsze wystarczy – przy różnych rodzajach działań, takich jak kontakt z klientem, prowadzenie newslettera czy zlecanie usług na zewnątrz, potrzebne są konkretne procedury i zabezpieczenia.
Wdrożenie tych zasad nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale również wzmacnia profesjonalny wizerunek firmy, nawet tej najmniejszej.
Kiedy polityka prywatności to za mało, aby prawidłowo ochraniać dane klientów?
Oto osiem przykładów, które warto wziąć pod uwagę:
1. Kontakt z klientem
Kiedy zbierasz dane od klientów – na przykład przez formularze, e-mail lub wiadomości – zobowiązujesz się do dbania o ich bezpieczeństwo.
Klienci powierzają ci swoje informacje osobiste, więc musisz zadbać o ich odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie, co wymaga wdrożenia praktyk RODO, takich jak zabezpieczenie haseł czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe w mediach społecznościowych.
2. Zgody marketingowe
Jeśli planujesz wysyłać klientom newslettery czy oferty promocyjne, konieczne jest świadome zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych w celach marketingowych.
Każda osoba musi wyrazić zgodę na otrzymywanie takich treści, a ty musisz mieć możliwość łatwego zarządzania i weryfikacji tych zgód.
3. Księgowość i przechowywanie danych osobowych
Przetwarzanie danych klientów na potrzeby księgowe, np. przy wystawianiu faktur, wymaga odpowiednich zabezpieczeń.
Dokumenty powinny być przechowywane w bezpiecznych systemach, które zapewniają kontrolowany dostęp wyłącznie dla upoważnionych osób.
Musisz nie tylko sprawdzić wtyczki i systemy pod kątem technicznym, ale zadbać również o przygotowanie np. rejestru systemów, wewnętrznych polityk oraz procedur zarządzania danymi.
4. Obsługa reklamacji
Podczas obsługi reklamacji przechowujesz dane osobowe klientów, co wiąże się z obowiązkiem zapewnienia im odpowiedniego poziomu ochrony.
Ustal zasady przechowywania dokumentacji i określ, kto może mieć do niej dostęp, aby uniknąć ryzyka przypadkowego wycieku danych.
Pamiętaj, że klient oprócz prawa do reklamacji produktu ma też prawa związane z prawidłową ochroną danych osobowych. Może wnieść do Ciebie różne żądania, a Ty powinnaś je zrealizować według wewnętrznych procedur oraz uzupełnić m.in. rejestr żądań.
5. Zarządzanie danymi online
Działalność prowadzona online wymaga dodatkowych zabezpieczeń.
Posiadanie certyfikatu SSL na stronie, stosowanie silnych haseł i regularne aktualizowanie wtyczek minimalizuje ryzyko wycieku danych i chroni prywatność użytkowników.
Przygotuj politykę bezpieczeństwa danych osobowych i procedurę nadawania silnych haseł w Twoim biznesie.
Przygotuj się też na naruszenia związane z działalnością online m.in. atakami hakerskimi.
6. Przetwarzanie danych na potrzeby faktur
Wystawianie faktur zawierających dane osobowe klientów obliguje cię do przestrzegania zasad RODO, co oznacza konieczność stosowania bezpiecznych praktyk przechowywania i archiwizowania dokumentów, tak aby były dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób.
7. Przekazywanie danych osobom trzecim
Jeśli współpracujesz z zewnętrznymi partnerami, np. księgowymi, wirtualną asystentką albo masz stronę www i wykupiony hosting oraz domenę a inne podmioty będą miały dostęp do danych klientów, musisz podpisać z nimi umowę powierzenia przetwarzania danych (potocznie Umowa RODO). Dzięki temu masz pewność, że dane są przetwarzane zgodnie z przepisami.
8. Realizacja praw klientów do dostępu i poprawy danych
Klienci mają prawo do dostępu, poprawy, przenoszenia oraz usunięcia swoich danych, a ty, jako właściciel małej działalności, powinieneś mieć przygotowaną procedurę umożliwiającą realizację takich wniosków. Pomaga to nie tylko w zgodności z przepisami, ale także buduje zaufanie do marki.
Wdrożenie RODO w działalności nierejestrowanej to inwestycja nie tylko w bezpieczeństwo danych, ale i w zaufanie klientów.
Nawet przy niewielkiej skali działalności warto pokazać, że ochrona prywatności klientów jest dla ciebie priorytetem.
Zapisz się na kurs Ogarnij RODO w działalności nierejestrowanej
Otrzymaj wzory i dowiedz się, jak skutecznie wdrożyć politykę prywatności oraz inne niezbędne dokumenty, by zabezpieczyć swoją działalność przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi.
Zbuduj zaufanie swoich klientów i przekonaj się, jak łatwo możesz dostosować się do przepisów o ochronie danych osobowych.
Dołącz już teraz i zdobądź niezbędną wiedzę!
Joanna Rułkowska
prawniczka
Fotografie wykonała: Julita Korczak
***
Działalność nierejestrowana w branży usługowej. Czy to koniec?
Działalność nierejestrowana w branży usługowej. Działalność nierejestrowana to forma działalności gospodarczej, która nie wymaga rejestracji w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Jest to doskonałe rozwiązanie dla osób, które prowadzą drobną działalność zarobkową na niewielką skalę, np. sprzedaż produktów czy usług.
Jednak w temacie działalności nierejestrowanej w branży usługowej wciąż jest sporo zamieszania.
Czy można świadczyć usługi bez firmy? [Czytaj dalej…]
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }