Prowadząc działalność bez rejestracji lub mały biznes, łatwo skupić się na realizacji zleceń i budowaniu relacji z klientami, odkładając kwestie formalne na później. Niestety, brak zapłaty za wykonaną usługę lub zamówienie to problem, który może szybko zachwiać poczuciem bezpieczeństwa i płynnością finansową. Jak się przed nim chronić i co zrobić, gdy klient nie reguluje należności?
Brak zapłaty za wykonane zamówienie lub usługę to problem, z którym mierzy się wiele kobiet prowadzących małe firmy oraz działalność nierejestrowaną. Realizujesz zlecenie, poświęcasz swój czas i zaangażowanie, a mimo upływu dni, tygodni, a czasem nawet miesięcy, płatność nie wpływa na konto. Jeśli znajdujesz się w takiej sytuacji lub chcesz jej zapobiec w przyszłości, warto poznać podstawowe zasady zabezpieczania swojej działalności oraz skutecznego dochodzenia należności.
O tym, jakie kroki warto podjąć i jak skutecznie dochodzić swoich praw, mówi Urszula Baranowska – radczyni prawna.
Fotografia: Julita Korczak
Zadbaj o formalne zasady współpracy
Podstawą bezpieczeństwa każdego biznesu są jasno określone zasady współpracy. Dlatego warto korzystać z umów, regulaminów lub innych dokumentów określających prawa i obowiązki obu stron. Ma to znaczenie nie tylko prawne, ale również psychologiczne. Klient, który podpisuje umowę lub akceptuje regulamin, zazwyczaj czuje się bardziej zobowiązany do wywiązania się ze swoich obowiązków, w tym do terminowej zapłaty.
Dokumentowanie współpracy jest szczególnie ważne w przypadku ewentualnego sporu. W razie konieczności dochodzenia należności przed sądem pomocne mogą być nie tylko umowy, ale również korespondencja e-mail, wiadomości SMS czy rozmowy prowadzone za pośrednictwem komunikatorów internetowych. Brak jakichkolwiek dowodów potwierdzających wykonanie usługi lub realizację zamówienia może znacznie utrudnić, a czasem nawet uniemożliwić odzyskanie należnych pieniędzy. Dlatego warto zadbać o to, aby każda współpraca pozostawiała po sobie odpowiednią dokumentację.
Rozważ pobieranie zaliczek, zadatków lub przedpłat
Dobrym rozwiązaniem jest również wprowadzenie do umowy zapisów dotyczących zaliczki, zadatku lub przedpłaty. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od specyfiki Twojego biznesu. Pobranie części wynagrodzenia przed rozpoczęciem realizacji usługi lub zamówienia pozwala ograniczyć ryzyko finansowe i znacząco zmniejsza prawdopodobieństwo problemów z odzyskaniem należności w przyszłości.
Nie bój się przypominać o płatności
Wiele osób prowadzących małe biznesy unika rozmów o zaległych płatnościach. Często wynika to z chęci utrzymania dobrych relacji z klientami lub obawy przed negatywną reakcją. Warto jednak pamiętać, że dbanie o terminowe płatności jest naturalnym elementem prowadzenia działalności. Jednorazowe opóźnienie może nie mieć większego znaczenia, jednak regularne nieopłacane faktury lub zamówienia mogą realnie wpłynąć na rentowność biznesu. Każda przedsiębiorczyni ma prawo oczekiwać wynagrodzenia za swoją pracę.
Zacznij od prostego przypomnienia
W wielu przypadkach wystarczy zwykłe przypomnienie o płatności. Nie każdy brak zapłaty wynika ze złej woli. Czasem klient po prostu przeoczył termin lub błędnie założył, że płatność została już wykonana. Możesz wysłać krótką wiadomość e-mail, SMS lub wiadomość przez komunikator, na przykład: Dzień dobry, przypominam, że termin płatności za zamówienie/usługę upłynął w dniu … . Uprzejmie proszę o uregulowanie należności.
Stwórz własny system działania
W przypadku opóźnień w płatnościach warto działać według ustalonego schematu. Dzięki temu łatwiej zachować konsekwencję i nie odkładać sprawy na później.
Przykładowy system może wyglądać następująco:
- 1 dzień po terminie płatności – wysłanie krótkiego przypomnienia.
- 7 dni po terminie płatności – wysłanie bardziej formalnej wiadomości, np.: Dzień dobry, uprzejmie przypominam o zaległej płatności wynikającej z faktury (rachunku, zamówienia), której termin płatności już upłynął. Proszę o dokonanie płatności niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych.
- Po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu – wysłanie oficjalnego wezwania do zapłaty w formie pisemnej na adres klienta.
- Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu – skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, a następnie – w razie potrzeby – do postępowania egzekucyjnego prowadzonego przez komornika.
Każdy z tych kroków możesz podjąć samodzielnie lub skorzystać ze wsparcia profesjonalnego pełnomocnika.
Kiedy warto skierować sprawę do sądu?
Należy pamiętać, że postępowanie sądowe wiąże się z dodatkowymi kosztami. W przypadku wygranej sąd co do zasady zasądza ich zwrot od strony przegrywającej.
Dlaczego nie warto zwlekać z działaniem?
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców jest bezczynność. Jeśli nie podejmujemy żadnych działań, szanse na odzyskanie pieniędzy zwykle maleją.
Czas ma znaczenie
Im szybciej rozpoczniesz działania zmierzające do odzyskania należności, tym większe są Twoje szanse na skuteczne odzyskanie pieniędzy.
Dlaczego jest to tak ważne? Osoby, które nie regulują swoich zobowiązań w terminie, często z czasem popadają w coraz większe problemy finansowe. W efekcie odzyskanie należności może stać się trudniejsze.
Jednocześnie warto pamiętać, że nie każde opóźnienie oznacza celowe unikanie płatności. Czasem wystarczy jedno przypomnienie, aby klient niezwłocznie uregulował należność.
Dlatego nie zwlekaj z reakcją. Szybkie i konsekwentne działanie jest jednym z najskuteczniejszych sposobów ochrony płynności finansowej Twojego biznesu.
Urszula Baranowska: radca prawny, członek OIRP od 2015 roku. Od ponad 15 lat wspiera przedsiębiorców w rozwiązywaniu problemów prawnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, odzyskiwaniem należności oraz zabezpieczaniem interesów firmy. Specjalizuje się również w przygotowywaniu i opiniowaniu profesjonalnych umów handlowych, pomagając przedsiębiorcom ograniczać ryzyko prawne i bezpiecznie rozwijać biznes.
- Moja strona : www.prawnikweb.pl
- Na IG: @prawnik.dla.przedsiebiorcow
- Na FB: PrawnikWeb
