Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna? Obowiązki przedsiębiorców w 2024 roku!

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana, to jedno z zagadnień z obszaru obowiązków dokumentacyjnych nierejestrowanych przedsiębiorców

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana, to zagadnienie istotne dla każdego małego przedsiębiorcy.

Brak znajomości przepisów w tym aspekcie może prowadzić do problemów prawnych i finansowych.

Ogólny obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z ustawy o podatku od towarów i usług.

Ciąży on na podatnikach VAT, którzy:

• prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (niebędących przedsiębiorcami) oraz
• rolników ryczałtowych.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej ciąży zarówno na zarejestrowanych podatnikach VAT, jak i na podatnikach VAT zwolnionych podmiotowo.

Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem również na przedsiębiorcach prowadzących działalność bez rejestracji.

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana. Zwolnienie ze względu na prowadzenie biznesu na próbę?

Nie istnieje zwolnienie z obowiązku księgowania na kasie fiskalnej odnoszące się bezpośrednio do działalności nierejestrowanej, ale istnieją ogólne zwolnienia z których mogą skorzystać niektórzy przedsiębiorcy.

Zwolnienie ze względu na niski obrót

Zwolnienie przysługuje dla podatników, u których obrót (zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł.

Jak te zapisy odnoszą się do działalności nierejestrowanej?

Limit prowadzenia działalności nierejestrowanej wynosi w 2021 roku – 1400 zł przychodu należnego (w skali miesiąca).

W związku z tym maksymalny roczny obrót z tytułu biznesu na próbę może wynieść – 16 800 zł.

W związku z tym osoby prowadzące działalność bez rejestracji nie przekraczając limitu prowadzenia takiego biznesu, jednocześnie nie przekroczą limitu obrotu odnoszącego się do zwolnienia z obowiązku księgowania na kasie fiskalnej.

UWAGA na pułapkę!

W przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zwolnienie będzie przysługiwać jeżeli obrót (z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych) nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Pułapka dotycząca kasy fiskalnej, w którą mogą wpaść nierejestrowani przedsiębiorcy.

O co chodzi z pułapką dotyczącą kasy fiskalnej?

>>> Poznaj zasady RODO, które muszą respektować osoby prowadzące działalność nierejestrowaną: Działalność nierejestrowana a RODO? Poznaj podstawowe zasady wdrożeniowe w 2024 roku!

Kwota 20 000 zł dotyczy całego roku podatkowego.

Jeśli rozpoczniesz prowadzenie działalności nierejestrowanej w trakcie trwania roku (np. w czerwcu, wrześniu, grudniu) to kwotę limitu odnoszącą się do zwolnienia z księgowania przychodów na kasie fiskalnej liczymy proporcjonalnie do tego okresu!

Przykład:

Nierejestrowany przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie działalności nierejestrowanej w dniu 1 kwietnia 2024 r., wtedy miała też miejsce pierwsza sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Jaki policzyć limit obrotów w odniesieniu do obowiązku księgowania przychodów na kasie fiskalnej?

Kwota limitu razy (liczba dni prowadzenia sprzedaży pozostała do końca roku / liczba dni w roku podatkowym).

20.000 x (274/ 365) = 15 013,7 zł – limit, po przekroczeniu którego podatnik będzie zobligowany do zainstalowania kasy.

Jednak jeżeli podatnik do końca roku 2023 nie przekroczył powyższego limitu – 15 013,7 zł, to do końca roku 2024 r. oraz od 1 stycznia 2025 r. nadal ma prawo do zwolnienia z obowiązku instalacji kasy (aż do momentu, gdy przekroczy obrót 20 000 zł ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych).

Jeśli nierejestrowany przedsiębiorca rozpoczął biznes na próbę w kwietniu to pilnując limitu prowadzenia działalności nierejestrowanej do końca roku może osiągnąć maksymalnie 12 600 zł przychodu należnego.

Przykład:

Załóżmy, że nierejestrowany przedsiębiorca rozpocznie prowadzenie działalności nierejestrowanej w dniu 1 grudnia 2024 r., wtedy będzie też miała miejsce pierwsza sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Czy ma to jakiś wpływ na limitu dotyczący zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

20.000 x (30/365)= 1643 zł – limit, po przekroczeniu którego podatnik będzie zobligowany do zainstalowania kasy fiskalnej.

>>> Dlaczego prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży jest obowiązkowe? Sprawdź we wpisie: Jak prawidłowo prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży w działalności nierejestrowanej w 2024 roku?

Po przekroczeniu tego limitu nierejestrowanych przedsiębiorca straci prawo do zwolnienia dotyczącego kas fiskalnej, nie przekraczając jednocześnie limitu prowadzenia działalności nierejestrowanej.

W takiej sytuacji osoba prowadząca biznes na próbę będzie zobowiązana po przekroczeniu takiego limitu, rozpocząć księgowanie na kasie fiskalnej.

Wykonywanie niektórych rodzajów czynności czy usług powoduje obowiązek księgowania przychodów na kasie fiskalnej już od pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (czy rolników ryczałtowych)

Zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej z uwagi na niski obrót nie będzie przysługiwać wszystkim przedsiębiorcom.

Wynika to z faktu, że rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, w paragrafie czwartym wymienia katalog czynności, w stosunku do których zwolnienie nie znajdzie zastosowania niezależnie od wysokości obrotu.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej oraz wydawania paragonów w przypadku braku zwolnienia, występuje w stosunku do pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy rolników ryczałtowych.

Mowa o sprzedaży takich towarów jak:

• gaz płynny i paliwa silnikowe,
• części do silników spalinowych i samych silników (w tym tłokowych wewnętrznego spalania),
• nadwozia do pojazdów silnikowych, przyczepy, naczepy i kontenery,
• części i akcesoria do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli),
• sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny (z drobnymi wyjątkami),
• sprzęt fotograficzny (z drobnymi wyjątkami),
• wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku o którym mowa w art. 113 ust.1 i 9 ustawy o VAT,
• nośniki danych cyfrowych i analogowych,
• wyroby tytoniowe, napoje alkoholowe,
• perfumy i wody toaletowe.

Zwolnienie nie dotyczy również przedsiębiorców, którzy oferują usługi:

• przewozu pasażerskiego komunikacją samochodową,
• przewozu taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych,
• wulkanizacyjne,
• badań i przeglądów pojazdów silnikowych i motorowerów,
• opieki medycznej i stomatologicznej,
• prawnicze i doradztwa podatkowego,
• związane z wyżywieniem, wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
• fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• kulturalne i rozrywkowe w zakresie wstępu,
• rozrywkowe i rekreacyjne w zakresie wstępu.

Wyłączenia ze zwolnienia a prowadzenie działalności nierejestrowanej?

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną zazwyczaj prowadzą mały, prosty biznes rękodzielniczy (np. tworzenie kartek, tworzenie makramy czy ozdób do domu), fotograficzny (wykonywanie sesji zdjęciowych w oparciu o umowę o dzieło) lub e-commerce (np. sprzedaż szkoleń online) .

W takich sytuacjach zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej będzie można zastosować.

Jednak jeśli jesteś osobą, która w ramach działalności nierejestrowanej chciałaby wykonywać usługi w np. branży kosmetycznej, fryzjerskiej, gastronomicznej albo jeśli w ramach sprzedaży rękodzieła tworzysz biżuterię (wyroby) z metali szlachetnych (lub z udziałem tych metali), to już od pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nierejestrowanej (lub rolników ryczałtowych) musisz księgować swoje przychody na kasie fiskalnej.

Obowiązek ten powstaje niezależnie od tego jaki miesięcznie przychód będziesz generować.

Ważne interpretacje dotyczące kas fiskalnych w działalności nierejestrowanej:

• Działalność nierejestrowana w branży kosmetycznej a kasa fiskalna:
  Interpretacja indywidualna sygn. 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MSz dnia 24 09 2018 r.
• Działalność nierejestrowana w branży gastronomicznej a kasa fiskalna. Interpretacja odnosząca się do działalności polegającej na pieczeniu w domu tortów:
  Interpretacja indywidualna sygn.0112-KDIL3.4012.47.2020.3.LS z dnia 22 kwietnia 2020 r.
• Działalność nierejestrowana a produkcja biżuterii. Interpretacja nie odnosi się bezpośrednio do tematu kas fiskalnych, ale dotyczy zwolnienia z VAT i zawiera ważne informacje dotyczące rozumienia pojęć związanych z produkcją biżuterii w ramach działalności nierejestrowanej:
  Interpretacja indywidualna sygn. 0115-KDIT1-1.4012.506.2g019.3.AJz dnia 5 października 2019 r.

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana. Jak rozpocząć księgowanie przychodów?

Osoby które nie mogą skorzystać ze zwolnienia i muszą księgować swoje przychody z działalności nierejestrowanej na kasie fiskalnej, powinny podjąć się pewnych czynności jeszcze przed rozpoczęciem pierwszej sprzedaży na rzecz osób fizycznych.

Jakie czynności są najważniejsze?

• Skontaktuj się z Urzędem Skarbowym w celu upewnienia się, że rodzaj Twojej działalności nierejestrowanej obliguje Cię do księgowania przychodów na kasie fiskalnej.
• Złóż w Urzędzie Skarbowym formularz NIP-7, celem uzyskania Numeru Identyfikacji Podatkowej.
• Kup kasę i zamów u serwisanta kas usługę fiskalizacji.
• Po otrzymaniu kasy i raportu z jej fiskalizacji dołącz go do książki swojej kasy. Książkę musisz przechowywać przez cały czas korzystania z kasy,
• Zgłoś dane kasy fiskalnej poprzez wypełnienie odpowiedniego formularza. Następnie wyślij ten formularz do Urzędu Skarbowego, by otrzymać numer ewidencyjny,
• Nanieś numer ewidencyjny na kasę i wpisz go do książki serwisowej.
• Zacznij sprzedaż i księguj swoje przychody na kasie fiskalnej.

Więcej o fiskalizacji i zgłaszaniu danych kasy fiskalnej przeczytasz na stronie biznes.gov.pl

>>> Kluczowym elementem utrzymania działalności nierejestrowanej jest limit przychodu należnego. O tym w jaki sposób zarządzać tym limitem przeczytasz w: 7 zasad liczenia limitu działalności nierejestrowanej w 2024 roku

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana. Jak uzyskać zwrot kosztów za zakup urządzenia?

Każda osoba, która spełnia odpowiednie warunki może ubiegać się o zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej.

Nie ma żadnych szczególnych wytycznych dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną.

Ulga na zakup kasy on-line przysługuje bowiem zarówno przedsiębiorcom, którzy rozliczają podatek VAT, jak i przedsiębiorcom, którzy są z tego obowiązku zwolnieni lub wykonują wyłącznie czynności niepodlegające opodatkowaniu i ewidencjonują sprzedaż na kasie fiskalnej (bierni podatnicy VAT).

• W zależności od statusu podatnika VAT, nierejestrowany przedsiębiorca może rozliczyć zwrot w deklaracji VAT (jeśli jest czynnym podatnikiem VAT) lub składając wniosek do urzędu skarbowego (jeśli jest biernym podatnikiem VAT).
• Ulga na zakup kasy wynosi 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie otrzyma więc pełnego zwrotu za zakup kasy fiskalnej.
• Wszystkie najważniejsze informacje na temat zwrotu kosztów za zakup kasy fiskalnej (dokumenty, załączniki do wniosku, terminy) znajdziesz na stronie gov.pl.

UWAGA!

Jeśli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania nierejestrowany przedsiębiorca przestanie używać kasy on-line, bo zakończy prowadzenie biznesu na próbę, będzie wówczas zobowiązany do zwrócenia pieniędzy otrzymanych w ramach ulgi na zakup kasy fiskalnej.

Zwrot pieniędzy będzie obowiązkowy także w sytuacji, gdy nierejestrowany przedsiębiorca:

• trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewni połączenia umożliwiającego przesyłanie danych miedzy kasą fiskalną a Centralnym Repozytorium Kas;
• nie zgłosi kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu technicznego).

>>> W jaki sposób rozliczać swoją działalność nierejestrowaną? Działalność nierejestrowana a podatek dochodowy? Pięć najważniejszych informacji!

Kasa fiskalna a działalność nierejestrowana. Obowiązki księgowe i dokumentacyjne nierejestrowanych przedsiębiorców:

• Księgowanie na kasie fiskalnej każdej transakcji sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (lub rolników ryczałtowych).
• Wydawanie klientom paragonów potwierdzających sprzedaż.
• Wykonywanie raportów dobowych. Raporty dobowy należy wystawić po zakończonym dniu sprzedażowym, najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Jeśli jednak w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, nie trzeba drukować raportu dobowego za ten dzień.
• Wykonywanie raportów miesięcznych. Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż, najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.
• Wysyłanie kasy na przegląd techniczny (minimum co 2 lata).
• Przechowywanie książki Kasy Rejestrującej przez cały okres używania kasy.
• Przechowywanie kopii każdego wydanego paragonu – przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany.

Co grozi nierejestrowanym przedsiębiorcom za brak kasy fiskalnej lub nieewidencjonowanie niektórych sprzedaży?

„Art. 60. § 1. Kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.” Ustawa Kodeks karny skarbowy

Na nierejestrowanego przedsiębiorcę, który naruszy obowiązki ewidencjonowania obrotu w kasie fiskalnej mogą zostać nałożone określone sankcje karne.

Sankcje grożą w przypadku, gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną dokonała uchybień w sposób zawiniony.

Uchybienia mogą obejmować dwa rodzaje przypadków:

• Nieprowadzenie ewidencji na kasie fiskalnej (w ogólne), pomimo ciążącego na przedsiębiorcy obowiązku. Jest to przestępstwo bądź wykroczenie nieprowadzenia księgi.
• Nieewidencjonowanie w kasie fiskalnej niektórych sprzedaży. Jest to przestępstwo naruszenia procedury rachunkowej.

Biznes mamy

Chcesz wystartować z działalnością nierejestrowaną, ale obawiasz się formalności?

Przygotowałam dla Ciebie poradnik, który jest kompendium wiedzy prawnej i księgowej na temat startowania z biznesem na próbę.

Więcej informacji o książce Biznes Mamy znajdziesz tutaj>>> 

Podstawa prawna artykułu:

• Ustawa o podatku od towarów i usług.
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących.
• Ustawa Kodeks Karny Skarbowy.

          Joanna Rułkowska
          prawniczka

Zdjęcia: Obsahovka Obsahovka oraz Ramiro Mendes

***

Działalność nierejestrowana podczas zwolnienia lekarskiego: co warto wiedzieć?

Czy możliwa jest działalność nierejestrowana podczas zwolnienia lekarskiego?

Rozważymy w tym artykule sytuację kobiety, pracującej na etacie i spodziewającej się dziecka. Z powodu zagrożenia dla zdrowia, lekarz wystawił zwolnienie. Oprócz etatu, kobieta dodatkowo zarabiała, dziergając kocyki i sprzedając je online [Czytaj dalej…]